Fattura elettronica nel regime forfettario: come si fa

Che tu usi la procedura dell'Agenzia o un programma, i campi sono gli stessi, perché alla fine tutti producono lo stesso file XML. Nel forfettario ne cambiano pochi, ma sono quelli che fanno scartare una fattura se sbagliati.

1. Cliente: nome o ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, indirizzo. Per il recapito serve il codice destinatario di 7 caratteri oppure la PEC, e in quel caso il codice è 0000000; per un privato, o per un cliente che non ti ha dato né l'uno né l'altra, si scrive 0000000.
2. Regime fiscale: «Regime forfettario», che nel file corrisponde al codice RF19.
3. Righe della prestazione: descrizione (per esempio «Progetto di ristrutturazione interna, via Roma 12»), importo, aliquota IVA 0% e natura N2.2, «non soggette, altri casi».
4. Causali, dal menu «Altri dati». La prima richiama il regime: Operazione effettuata in regime forfettario ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014 e successive modificazioni. La seconda, se sei un professionista, spiega perché manca la ritenuta: Operazione non soggetta a ritenuta alla fonte a titolo di acconto ai sensi dell'articolo 1, comma 67, Legge n. 190 del 2014 e successive modificazioni. Dal 1° gennaio 2027 questi commi della legge 190/2014 sono abrogati e le regole del forfettario passano nel Testo unico delle imposte sui redditi, D.Lgs. 117/2026, agli articoli da 232 a 243 (l'esclusione dalla ritenuta diventa l'articolo 235, comma 4). A novembre 2026 l'Agenzia non ha ancora cambiato niente: le specifiche della fattura elettronica descrivono RF19 con la legge 190/2014 e la sua pagina per i forfettari riporta le causali di sempre. Per le fatture del 2027 controlla se le aggiorna.
5. Dati cassa previdenziale: tipo di cassa, aliquota e importo del contributo integrativo che addebiti al cliente. Per Inarcassa l'integrativo è il 4%.
6. Bollo virtuale: «Sì» quando le somme senza IVA superano 77,47 euro. Nella procedura dell'Agenzia l'importo totale del documento deve comprendere anche i 2 euro del bollo.
7. Controlla e invia, poi guarda la ricevuta dello SdI: consegnata, scartata o non recapitata.

Se lo SdI non riesce a consegnarla, per te la fattura è comunque emessa e il cliente la ritrova nella sua area riservata sul sito dell'Agenzia. Conviene avvisarlo. Se hai scritto 0000000, cioè per un privato o per chi non ti ha dato né codice né PEC, una copia in PDF o su carta gliela devi dare, ricordandogli che l'originale è il file elettronico.

Il bollo è di 2 euro e va su ogni fattura senza IVA il cui importo supera 77,47 euro, come stabilisce l'articolo 13 della Tariffa allegata al DPR 642/1972 (dal 1° gennaio 2027 la regola passa, identica, all'articolo 9 della tariffa del D.Lgs. 123/2025, il Testo unico dei tributi indiretti). Ogni fattura fa storia a sé: una da 60 euro non lo paga, una da 80 sì. Un caso però non lo chiarisce nessun documento ufficiale: il compenso da solo resta sotto 77,47 euro e li supera con il contributo integrativo, per esempio 75 euro più 3 di Inarcassa. Nei suoi controlli automatici l'Agenzia somma soltanto le righe della prestazione, mentre la norma parla di «somma» senza dire che cosa ci entra. Lì decidi col commercialista. Sulla fattura elettronica non si incolla nessuna marca, basta il campo «Bollo virtuale» impostato su «Sì».

A fine trimestre buona parte del lavoro la fa l'Agenzia. Nel portale Fatture e corrispettivi pubblica l'elenco A, con le fatture in cui hai indicato il bollo, e l'elenco B, con quelle che secondo lei lo richiedevano ma non lo riportano; l'elenco B si può correggere entro una data fissa, poi l'Agenzia calcola quanto devi. Tu controlli e paghi, dal portale con addebito sul conto oppure con l'F24 telematico, usando i codici tributo della risoluzione 42/E del 2019: 2521 per il primo trimestre, 2522 per il secondo, 2523 per il terzo e 2524 per il quarto.

Per uno studio piccolo le scadenze si riducono a due: se il bollo del primo trimestre non supera 5.000 euro si può pagare entro il 30 settembre, e se primo e secondo insieme non superano i 5.000 euro si pagano entro il 30 novembre, insieme al terzo, sempre con i codici del loro trimestre (2521 e 2522). Quando una scadenza cade in un giorno festivo passa al primo giorno lavorativo: il quarto trimestre 2026, per esempio, si paga entro lunedì 1° marzo 2027, perché il 28 febbraio è domenica.

• IVA o ritenuta in fattura. Nel forfettario non ci vanno. Se il cliente è un'impresa abituata ai professionisti in regime ordinario, la seconda causale gli spiega perché non deve trattenere niente.
• Bollo dimenticato. L'Agenzia mette la fattura nell'elenco B e il bollo lo paghi comunque tu, quindi conviene indicarlo subito e, se lo addebiti al cliente, farlo comparire in fattura.
• Bollo messo dove non serve, cioè su fatture fino a 77,47 euro.
• Codice destinatario sbagliato. Chiedilo al cliente insieme ai dati anagrafici, prima di emettere: chi ha partita IVA può mostrarti il QR code generato nel portale dell'Agenzia, con i suoi dati dentro, che la procedura dell'Agenzia sa leggere.
• Contributo integrativo nella riga sbagliata. Va nel blocco della cassa previdenziale, non tra le righe della prestazione.

Il file XML, infine, va conservato a norma: il portale dell'Agenzia offre anche un servizio di conservazione gratuito, a cui si aderisce dall'area riservata. E se vuoi sapere quanto ti resta di una fattura dopo l'imposta sostitutiva e i contributi, il Simulatore fiscale di Lommo fa il conto e confronta forfettario e ordinario.